Quante volte in ufficio ti è capitato di cercare un documento o un foglio e non trovarlo? Questo piccolo intoppo ha rallentato il tuo lavoro o addirittura lo ha interrotto, magari il capo ne aveva bisogno oppure c’era un cliente a cui dovevi rispondere in fretta. Se non vuoi trovarti ancora in una situazione simile, devi predisporre una buona organizzazione del tuo archivio. Se ogni cosa è al suo posto, trovarla sarà di certo più semplice.
Se ti stai domandando come archiviare i documenti cartacei la risposta è: con gli strumenti giusti.
Nonostante la digitalizzazione di molti processi, in ogni ufficio continua ad essere necessaria la stampa di fogli, documenti, fatture. Per evitare che le scrivanie dei dipendenti siano sommerse è necessario capire come archiviare i documenti cartacei in modo pratico e funzionale, studiando un sistema condiviso da tutti i dipendenti.
Con gli accessori giusti è possibile sistemare in modo impeccabile tutti i documenti. Il metodo migliore e più utilizzato è seguire un ordine alfabetico o cronologico, procedendo quindi a ordinare i documenti per lettera o per anno.
Strumenti utili e necessari per realizzare l’archivio perfetto sono i faldoni e i raccoglitori ad anelli dove è possibile inserire documenti stampati su fogli forati, oppure cartelline trasparenti dentro le quali inserire i fogli. Ogni raccoglitore può essere utilizzato per contenere i documenti relativi a uno specifico anno oppure le informazioni di clienti o fornitori che riconducibili ad una o più lettere alfabetiche. Il sistema è valido anche per conservare i documenti legati all’economia familiare, a casa come in ufficio si può ricorrere alle cartelline o ai raccoglitori ad anelli per conservare bollette e documenti.
Utili a completare l’opera di classificazione sono poi le cartelline per archivio, con occhielli e finestra sull’intestazione. Puoi ordinare la stampa di cartelline personalizzate definendone i dettagli per far sì che rispondano alla perfezione alle tue esigenze lavorative. L’idea in più per avere un archivio ordinato è quella ordinare adesivi, etichette o sticker da applicare su cartelline e raccoglitori.
Adesso che sai come archiviare i documenti cartacei devi solo procurarti gli strumenti adatti per l’organizzazione. Puoi ordinare cartelline, raccoglitori e tutti ciò che ti serve per il tuo ufficio da Rotostampa, storica tipografia della Capitale. Fare un ordine da Rotostampa è molto semplice, puoi recarti in sede in via Tiberio Imperatore 41, oppure concludere l’ordine online, configurando i prodotti in autonomia seguendo le indicazioni del pannello di controllo. Prova subito, è semplice e la consegna è a domicilio!
